Die Anforderungen an eine revisionssichere Belegarchivierung sind für Unternehmen essenziell, um den gesetzlichen Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu entsprechen.
Mit MicrotronX ERP bieten wir eine leistungsstarke und potenziell GoBD-konforme Lösung zur digitalen Belegarchivierung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Buchhaltungs- und Steuerpflichten effizient zu erfüllen.
✅ Unsere Lösung für die revisionssichere Belegarchivierung
Unsere integrierte Dateianlage speichert Ausgangsrechnungen automatisch in binärer Form, sodass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Zusätzlich können Eingangsbelege (Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift) manuell hinterlegt werden.
Wichtige Merkmale unserer Belegarchivierung:
- Unveränderbare Speicherung: Dokumente werden binär abgelegt und können nachträglich nicht mehr geändert werden.
- Zeitstempel & Benutzerprotokollierung: Beim Speichern eines Belegs werden Zeitstempel, Anwendername und weitere Metadaten automatisch erfasst.
- Ablage im MXDA-Verzeichnis auf dem Kundenserver: Sicher und zentral abgelegt für schnellen Zugriff.
- Erweiterte Exportmöglichkeiten:
- DATEV-EXTF für die direkte Verarbeitung in DATEV
- XML (eigene Struktur oder EN16931-konform) für maschinelle Auswertungen
- CSV für flexible Weiterverarbeitung
- SQL-Dumps für vollständige Datenbank-Sicherung
Damit erfüllt unsere Lösung wichtige Anforderungen der GoBD und ermöglicht eine sichere, digitale Belegverwaltung.
📜 Wann ist unsere Lösung GoBD-konform?
Unsere Belegarchivierung ist GoBD-konform, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
✅ Ausgangsrechnungen werden automatisch archiviert und sind nicht nachträglich veränderbar.
✅ Eingangsrechnungen werden zeitnah digital hinterlegt und ebenfalls unveränderbar gespeichert.
✅ Alle Buchungs- und Belegdaten können maschinell ausgewertet werden, z. B. durch DATEV-EXTF oder XML-Exporte.
✅ Eine revisionssichere Speicherung mit Protokollierung stellt sicher, dass keine Belege verloren gehen oder nachträglich verändert werden.
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Belegablage liegt dabei beim Unternehmen selbst:
🔹 Eingangsbelege müssen zeitnah digital hinterlegt werden – nur dann ist die Archivierung vollständig.
🔹 Zugriffsrechte sollten so eingestellt sein, dass nur berechtigte Personen Belege hochladen können.
📜 Bestätigung durch DATEV-Seminar
Um sicherzustellen, dass unser Ansatz den GoBD-Anforderungen entspricht, haben wir unsere Vorgehensweise zur digitalen Belegarchivierung in einem DATEV-Seminar vorgestellt. Dabei haben wir speziell nachgefragt, ob unsere Datenübertragung über DATEV-EXTF für Buchungssätze und BEDI-Link für Belegbilder eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht.
Die Antwort von DATEV lautete: „Korrekt.“
Damit bestätigt DATEV, dass unser Prozess den Anforderungen an eine ordnungsgemäße digitale Belegarchivierung entspricht, wenn die Daten und Belege über DATEV-EXTF und BEDI-Link an DATEV übertragen werden.
Was bedeutet das für unsere Kunden?
✔ Buchungssätze werden über DATEV-EXTF im standardisierten Format an DATEV übergeben.
✔ Belegbilder werden über den BEDI-Link und das DATEV Belegtransfertool direkt an DATEV übermittelt.
✔ Zusätzliche Archivierungsmöglichkeit: Durch die Speicherung innerhalb von DATEV wird die GoBD-Konformität zusätzlich sichergestellt – unabhängig von der Ablage in unserer ERP-Lösung.
✔ Prüfungsrelevante Daten bleiben unverändert und sind maschinell auswertbar, wodurch eine ordnungsgemäße digitale Archivierung gewährleistet ist.
💡 Zusätzlicher Vorteil: Selbst wenn ein Unternehmen seine eigenen Belege nicht dauerhaft in der ERP-Dateianlage speichert, ist die GoBD-konforme Archivierung über DATEV dennoch sichergestellt, da alle steuerlich relevanten Buchungen und Belege über DATEV verarbeitet und langfristig aufbewahrt werden können.
Durch die Kombination unserer internen Archivierungslösung mit der Übertragung über DATEV-EXTF und BEDI-Link erhalten Unternehmen somit eine doppelte Sicherheit in Bezug auf ihre GoBD-konforme Belegarchivierung.
🚀 Fazit: Digital, sicher und effizient mit MicrotronX ERP
Mit MicrotronX ERP erhalten Unternehmen eine leistungsfähige Lösung zur digitalen und revisionssicheren Belegarchivierung. Durch die automatische Archivierung von Ausgangsrechnungen und die Möglichkeit, Eingangsrechnungen manuell abzulegen, kann eine GoBD-konforme Datenhaltung gewährleistet werden – vorausgesetzt, die Belege werden zeitnah digital hinterlegt.
Unsere integrierten Exportformate wie DATEV-EXTF, XML, CSV und SQL-Dumps ermöglichen eine flexible und maschinell auswertbare Buchhaltung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.