Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält dieselben Informationen wie eine Papierrechnung, wird jedoch digital erstellt und verarbeitet. Eine E-Rechnung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Zulässige Formate
Für E-Rechnungen gibt es verschiedene zulässige Formate, die eine reibungslose elektronische Verarbeitung sicherstellen. Dazu gehören:
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein hybrides Format, das PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.
- XRechnung: Ein standardisiertes XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde.
Pflichten ab dem 01.01.2025
Ab dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden. Dies bedeutet:
- Erstellung: Unternehmen müssen Rechnungen elektronisch erstellen und im vorgeschriebenen Format bereitstellen.
- Übermittlung: Der Versand der E-Rechnungen muss ebenfalls elektronisch erfolgen. Dabei können Plattformen wie Peppol (Pan-European Public Procurement Online) genutzt werden.
- Empfang: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Für bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen gibt es Übergangsregelungen und Ausnahmen:
- Kleinunternehmen: Unternehmen, die weniger als 500.000 Euro Umsatz im Jahr erwirtschaften, können eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.2025 in Anspruch nehmen.
- Sonderfälle: Es gibt spezifische Ausnahmen für bestimmte Geschäftsfälle, wie etwa bei geringfügigen Rechnungen unter 250 Euro oder für bestimmte Bereiche des öffentlichen Sektors.
Die E-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zur Umsatzsteuer enthalten. Dies schließt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten sowie den Steuersatz und den Steuerbetrag ein. Die ordnungsgemäße Ausstellung und Archivierung der E-Rechnungen sind wichtig, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können.
Gesetzliche und organisatorische Voraussetzungen
Für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen müssen Unternehmen folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Technische Infrastruktur: Unternehmen benötigen geeignete Softwarelösungen, die den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen.
- Prozesse und Schulungen: Die internen Prozesse müssen angepasst und Mitarbeiter entsprechend geschult werden, um einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung zu gewährleisten.
- Archivierung: E-Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden. Dies bedeutet, dass sie unveränderbar und zugänglich für die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gespeichert werden müssen.
Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass die E-Rechnungen korrekt ausgestellt und rechtzeitig übermittelt werden. Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Vorgaben können Bußgelder und Sanktionen drohen. Darüber hinaus ist es wichtig, sicherzustellen, dass die E-Rechnungen den steuerlichen Anforderungen entsprechen, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch Chancen für mehr Effizienz und weniger Bürokratie. Indem Sie sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten und die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergreifen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht wird.
Achtung! Für weitere Informationen zum Thema E-Rechnung empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung zu setzen. Unser Blogeintrag dient lediglich als grobe Information und kann möglicherweise nicht alle zu beachtenden Aspekte wiedergeben. Daher ist es wichtig, die Details und spezifischen Anforderungen mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.
Über MicrotronX:
MicrotronX ist Ihr Partner für innovative IT-Lösungen und digitale Transformation in der Transport- und Logistikbranche. Unsere umfangreichen Dienstleistungen umfassen:
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Seit dem "zweiten Tag" ;-) des Projekts ZUGFeRD sind wir aktiv dabei und ermöglichen es unseren Kunden bereits seit dem Jahr 2017, PDF-Rechnungen mit eingebetteten ZUGFeRD-XML-Strukturen zu erzeugen. Seit Anfang 2022 bieten wir zudem die Erstellung von XRechnung-XML-Dateien an, die bei verschiedenen Kunden erfolgreich im Einsatz sind.
Bis zum vierten Quartal 2024 werden wir unsere bestehenden Funktionen an die neuen gesetzlichen Anforderungen anpassen und unsere Kunden proaktiv über die neuen Möglichkeiten zur Erstellung von XRechnungen informieren. Darüber hinaus werden wir bis zum Jahresende 2024 neue Funktionen zur Verarbeitung und Anzeige von erhaltenen XRechnung-Dateien in menschlich lesbarer Form einführen.
Unser Ziel ist es, Ihr Unternehmen durch modernste Technologien und maßgeschneiderte Lösungen zu unterstützen und Ihnen zu helfen, die Herausforderungen der Digitalisierung erfolgreich zu meistern.
Weiterführende Links, die Ihnen zusätzlichen Informationen und Ressourcen zum Thema E-Rechnung bieten:
- Bundesministerium der Finanzen (BMF) - E-Rechnung:
BMF: Elektronische Rechnungen - Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD):
FeRD: ZUGFeRD-Standard